eDetektiv

eDetektiv je unikátní služba společnosti RYANT propojující prvky softwarového, hardwarového a personálního auditu, zaměřená na vyhledávání rezerv v organizacích.

• Využití fondu pracovní doby: Jedním z primárních cílů služby eDetektiv je detekce činností pracovníků na počítačích, které jsou jednak činnostmi nesouvisejícími s vykonáváním pracovních úkolů, druhak činnostmi vysoce neefektivními.
• Optimalizace softwarových licencí: Na základě informací o konkrétním využívání konkrétních licencí lze objektivně rozhodovat o platbách za maintenance, stejně jako o nákupech nových licencí.
• Bezpečnost: Vyhledání potenciálně nebezpečncých aplikací a detekce činností potenciálně narušujících kybernetickou bezpečnost organizace je samozřejmou součástí služby eDetektiv.
• Legalita: eDetektiv se zaměřuje i na odhalení (potenciálně) nelegálních instalací a nalezení nelegálního obsahu (např. hudba, filmy) uloženého na prostředcích v síti zaměstnavatele.

Morální aspekt

Žádný manažer si nemůže být zcela jist, že jeho zaměstnanci v práci opravdu vždy dělají to, co mají. Platit zaměstnance, který nemá na práci čas, znamená poškozovat organizaci a zprostředkovaně i ostatní (pracující) zaměstnance, mezi které je aktuálně rozpuštěna povinnost „méně aktivního“ kolegu uživit. Mezi každou organizací a jejím zaměstnancem byla uzavřena smlouva. Tyto smlouvy jsou velmi rozdílné (smlouvy pracovní, smlouvy manažerské, smlouvy o služebním poměru atp.), ale všechny se shodují ve dvou bodech: zaměstnavatel je povinen zaměstnanci platit mzdu a zaměstnanec je povinen vykonávat svěřenou práci. Objeví-li se smutný příklad zaměstnavatele, který není schopen platit mzdu, bývají toho plné noviny. Ale co když zaměstnanec nevykonává svou práci? O takových se nepíše ani nemluví, ačkoliv je jich tisícinásobně více než neplatících zaměstnavatelů.

Kontrola zaměstnanců není jen morálním právem, ale morální povinností manažera. A to nejen vůči majitelům, ale i vůči klientům a ostatním zaměstnancům organizace. Čím nekvalitnější zaměstnanci, tím horší výsledky hospodaření pro majitele, tím horší přístup ke klientovi, tím horší podmínky pro pracující zaměstnance. Plnění této povinnosti ovšem není vůbec jednoduché. Tedy alespoň bez eDetektiva, výkonného rádce, který zjistí o pracovním nasazení jednotlivých pracovníků téměř vše od zapnutí počítače po příchodu do práce až po jeho vypnutí při odchodu domů.

Věcný aspekt

Zavolá-li manažer na pomoc eDetektiva, dostane se mu služby, která je v našich zeměpisných šířkách velmi neobvyklá. Přestože eDetektiv je fakticky služba sestávající z poskytnutí výkonného serveru, dobře nainstalovaného software a databáze, nemusí si organizace, která ho zavolala, dělat starosti s žádnými investicemi ani se obávat toho, že v jejím prostředí bude eDetektiv za její peníze tápat. eDetektiv garantuje všem svým klientům, že zahájí sledování zaměstnanců do hodiny od příjezdu – pro tuto jednu jedinou hodinu potřebuje součinnost ze strany některého z IT zaměstnanců klienta. Dále ručí za to, že požadované výsledky opravdu získá, zanalyzuje a předloží – jinak mu klienti nemusí nic platit.

eDetektiv není software, který koupíte a potom, co se vám ho nepodaří nainstalovat, ho provždy schováte do skříně s nápisem „Moje nepovedené nákupy“. Už po pár dnech má eDetektiv zajímavé informace, které zajistí, aby se výlohy spojené s jeho prací jeho klientům rychle vrátily. Zjistí každou nesrovnalost, každé zapnutí počítačové hry, každý přístup na webové stránky nesouvisející s prací, a to stejně dobře jako celkový čas strávený zaměstnancem u jeho počítače. Tyto údaje pečlivě zpracuje a v přehledné formě předloží svému klientovi. Cílem eDetektiva je získání přehledu o času stráveném zaměstnanci prací ve všech aplikacích, které jsou spouštěny na jednotlivých počítačích v rámci organizace. Dojde k odhalení jakéhokoliv použitého programového vybavení bez ohledu na to, zda je instalováno na osobním počítači, serveru nebo dokonce i tehdy, když nevyžaduje instalaci. Detailní analýza odhalí reálnou efektivitu využití fondu pracovní doby i způsoby používání prostředků výpočetní techniky. Klienty eDetektiva nejčastěji zajímá, jak jsou využívány programy:

• které nejsou určeny pro pracovní účely (hry, hudba, video apod.),
• nebyly na pracovních stanicích původně instalovány (není na ně zakoupena licence),
• jsou instalovány, ale nejsou používány (licenci je možné využít na jiném pracovišti nebo ji přestat platit),
• nejsou v souladu s bezpečnostní politikou organizace (potenciálně nebezpečný software).

Srovnání s nákupem sledovacího software

Právní aspekt

Dokonce i aktuální zákoník práce, často označovaný jako silně levicový, pamatuje na oblast, která eDetektiva velice zajímá, tj. zneužívání svěřených pracovních prostředků, a to včetně výpočetní techniky. V § 316 se v odstavci 1 doslova píše:

„Zaměstnanci nesmějí bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky ani jeho telekomunikační zařízení. Dodržování zákazu podle věty první je zaměstnavatel oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat.“

A nejen to. Kontrolu zaměstnanců považuje tento právní předpis dokonce za výslovnou povinnost vedoucích zaměstnanců. V § 302 je výslovně uvedeno, že vedoucí zaměstnanci jsou mj. povinni:

a) řídit a kontrolovat práci podřízených zaměstnanců a hodnotit jejich pracovní výkonnost a pracovní výsledky,

b) co nejlépe organizovat práci,

………

f) zabezpečovat dodržování právních a vnitřních předpisů,

g) zabezpečovat přijetí opatření k ochraně majetku zaměstnavatele.

eDetektiv je tedy nejen v souladu se zákonem, ale dokonce má v zákoně přímou podporu (viz rozsudek Nejvyššího soudu).

Zkušenosti eDetektiva

Za svoji kariéru potkal eDetektiv mnoho podivných věcí. Mezi ty nejsmutnější rekordy patří mj.:

• 46 % pracovní doby hrál v průběhu dvoutýdenního auditu pracovník výrobní firmy Microsoft Solitaire. Hra Microsoft FreeCell ho zaujala o něco méně – za stejné období jejím hraním strávil „jen“ dalších 18 % pracovní doby.
• Celých 32 hodin v průběhu jediného pracovního týdne (80 % pracovní doby) si pracovnice městského úřadu trénovala strategické myšlení hraním hry Microsoft Age of Empires.
• Neuvěřitelných 106 % pracovní doby v průběhu měsíčního auditu strávila administrativní pracovnice státní instituce chatováním. eDetektiv doporučuje netrestat, ale léčit.
• O minimálně 40 % méně zaměstnanců by potřebovala nejmenovaná státní instituce, kdyby její pracovníci využívali fond pracovní doby ve prospěch zaměstnavatele.
• Jen necelá 4 % pracovní doby prokazatelně odpracoval webmaster velké společnosti z oblasti služeb v průběhu měsíčního auditu; po téměř 45 % pracovní doby měl člověk, který má celý den pracovat s PC, vypnutý počítač.
• Bezmála 50 % výdajů na licence ušetřil výrobní podnik poté, co na základě měsíčního auditu vytvořil pro konstruktéry pracoviště, na kterém mají možnost pracovat s drahou specializovanou aplikací.
• Více než 45 % pracovní doby v průběhu jednoho měsíce strávil zaměstnanec státní instituce, velký milovník oveček a dvanáctiletých děvčat, brouzdáním po velmi nevkusných webových stránkách. eDetektiv doporučil nařídit ústavní léčbu.

FAQ

Je služba eDetektiv v souladu s GDPR?

Ano, eDetektiv je plně v souladu s nařízením GDPR. Systém je navržen tak, aby primárně vyhodnocoval metadata o využití systémů a prostředků zaměstnavatele, nikoliv soukromá data. Proces zpracování je podložen oprávněným zájmem zaměstnavatele na ochraně majetku a efektivním nakládání s prostředky.

Umožňuje eDetektiv sledování soukromé korespondence zaměstnanců?

Ne, eDetektiv neslouží k odposlechu ani čtení soukromé korespondence, jako jsou e-maily nebo chat, nepořizuje kopie obrazovek, neobsahuje key-logger. Cílem auditu je identifikovat, jaké aplikace jsou spuštěny a jaký čas v nich uživatel tráví, nikoliv analyzovat konkrétní obsah komunikace. Tím je zachována integrita soukromí zaměstnanců.

Jaká jsou práva zaměstnavatele podle § 316 zákoníku práce v souvislosti s auditem?

Podle § 316 odst. 1 zákoníku práce nesmějí zaměstnanci bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele. Zaměstnavatel je oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat dodržování tohoto zákazu, a právě audit eDetektiv poskytuje zákonný nástroj pro tuto kontrolu.

Jak probíhá sběr dat a ovlivňuje výkon počítačů?

Sběr dat probíhá prostřednictvím softwarového agenta eDetektiv Client, který pracuje na pozadí operačního systému. Je navržen s důrazem na minimální systémové nároky, takže koncový uživatel nepociťuje žádné zpomalení počítače ani omezení při práci.

Lze audit provádět i na počítačích mimo firemní síť (např. home office)?

Ano, technologie eDetektiv umožňuje sběr dat i z počítačů připojených k internetu mimo lokální firemní síť. To je klíčové pro objektivní zhodnocení efektivity práce v režimu home office a zajištění bezpečnosti dat na firemních zařízeních.

Jak eDetektiv pomáhá při optimalizaci softwarových licencí?

Audit identifikuje nevyužívané nebo zbytečně drahé licence. Na základě reálných dat o spouštění těchto aplikací může organizace přejít na levnější varianty nebo licence úplně zrušit, což často vede k okamžitým úsporám.

Jaký je rozdíl mezi běžným monitoringem a hloubkovým auditem eDetektiv?

Běžný monitoring pouze pasivně loguje aktivitu, zatímco audit eDetektiv poskytuje hloubkovou analýzu a interpretaci dat vyškolenými analytiky. Výstupem není surový výpis dat, ale detailní zpráva s konkrétními doporučeními pro úspory a bezpečnostní opatření.

Za jak dlouho se obvykle vrátí investice do provedení auditu?

Návratnost investice (ROI) je u většiny firem velmi rychlá, většinou v řádu týdnů až několika málo měsíců. Úspory plynoucí z odhalení nevyužitých licencí a eliminace neefektivních procesů (plýtvání časem) zpravidla mnohonásobně převyšují náklady na samotný audit.

Co obsahuje závěrečná zpráva z auditu eDetektiv?

Závěrečná zpráva obsahuje manažerské shrnutí, detailní přehled využití aplikací, analýzu efektivity jednotlivých pracovníků a identifikaci bezpečnostních rizik. Součástí jsou také konkrétní doporučení k nápravě zjištěných nedostatků a optimalizaci nákladů.

Jak dlouho musí měření probíhat, aby byla data statisticky významná?

Standardní doba měření pro objektivní výsledky je (přesně) jeden měsíc, což eliminuje „sezónní“ výkyvy v pracovní zátěži v průběhu měsíce a poskytuje věrný obraz o běžném fungování firmy.